Parkinsonův zákon říká, že práce má tendenci přesně vyplnit prostor, který jí dáme.
Proč se nám tak často nedaří splnit za den dostatek úkolů, i když máme vše zapsáno v diáři nebo na svém To-Do listu? Proč se neustále točíme v bludném kruhu odkládání práce a nepříjemných pocitů? Důvodů může být samozřejmě nespočet– lenost, strach, zvyk, psychické i fyzické vyčerpání, špatná atmosféra v týmu či doma. Často ale může za naši nespokojenost fakt, že neznáme a nedokážeme aplikovat několik zásadních pravidel osobní efektivity.
Jsou to jednoduchá funkční pravidla, které každý den opakují ti nejúspěšnější lidé napříč obory z celého světa. Jsou to základní principy time managementu a produktivity.
Žádné tajné know how, žádná nejnovější metoda time managementu ani super- vychytaná aplikace tato pravidla nenahradí. Může je pouze doplnit, takže pokud někdo hledat kouzelnou větu či aplikaci, možní bude zklamán.
Pojďme se bez dalších řečí podívat na to, které principy zaručené fungují:
1. Na začátku je třeba začít. Nic víc.
Jsme tvůrcem. Řídíme a neseme zodpovědnost za svůj život, úspěch i neúspěch. Jsme to my - nikdo jiný. To je třeba si přiznat a přestat hledat vinu mimo nás. Lidská vůle je nevídaná věc. Život lidí, kteří dokázali překonat neuvěřitelné překážky a protivenství, je důkazem o významu a síle nezávislé vůle.
Zdrojem trvalého úspěchu není obvykle jednorázové vzepětí vůle. Důležité je naučit se využívat svou vůli a tak zvaně morálně volní vlastnosti každý den. Jde o naší osobní integritu.
Naše osobní integrita je výsledkem toho, jak si vážíme sami sebe. Je to schopnost dávat sliby sami sobě a plnit je. Integrita je, když jsou naše slova v souladu s našimi činy. Je to schopnost být čestnými vůči sobě samým.
Začněme! Tady bych mohla skončit. Ale nebojte, dám vám i tip, na který asi čekáte.
Začátek je často nejtěžší. Musíme při něm změnit fokus, změnit náladu, musíme začít přemýšlet o jiných věcech… a to je doprovázeno většinou nechutí.
Jednou jsem někde četla o pravidle 5 (nebo 10 nejsem si jistá a obávám se, že tuhle informaci nedohledám), ale pointu vám povím.
Často se nám do věcí nechce, ve chvíli, kdy jej ale začneme dělat, nejsou již tak hrozné. Nepříjemný hovor? Vytočíme číslo, začneme hovořit…. najednou vidíme, že hovor není nezvládnutelný. Odkládaný email? Rozepišme pár vět….
Místo velkých cílů si tedy řekněme, že aspoň začneme a budeme se dané aktivitě věnovat alespoň 5 minut. U běhu to může být obléci se a oběhnout blok, u businessu 5 nekontaktovaných lidí, 5 přečtených stran, 5 minut cvičení, 5 naučených slovíček. Asi chápete princip.
Někdy nejde o činnost samotnou, ale myšlenky, které okolo ní máme. Naše myšlení pak spustí kruh rozhodování, chování a ty spustí emoce. A tenhle kruh se roztáčí.
Pokud se do aktivity pustíme, mnohdy zjistíme, že daná aktivita není tak hrozná. Problém tedy spočívá spíše v našem myšlení.
Snažme se tedy co nejvíce zkrátit dobu mezi „je třeba udělat“ a „pouštím se do toho“. Nemysleme na celý obtížný úkol, mysleme na další krok.
2. To nejdůležitější na první místo
,, Nejdůležitější věci nesmějí být nikdy vydány na milost věcem bezvýznamným.“, pravil klasik Goethe. Zkuste se na chvíli zamyslet a zodpovědět si následující dvě otázky. Své odpovědi si doporučuji zaznamenat.
Otázka 1: Která věc, kterou neděláme, by významně, pozitivně změnila náš osobní život, kdybyste ji pravidelně dělali?
Otázka 2: Která věc by způsobila podobnou změnu v našem pracovním nebo profesním životě?
E.M. Gray věnoval celý život hledání toho, co je společné všem úspěšným lidem. Zjistil, že to není usilovná práce, štěstí nebo chytrost, i když i ty jsou důležité. Faktorem, který dominuje a přesahuje všechny ostatní, je podle něj- to nejdůležitější dávat na první místo.
Spousta knih a článků o time- managementu vám poradí: ,,Nejtěžší, nejnepříjemnější a nejdůležitější úkol jako první. O něco méně nepříjemný úkol jako druhý.“ A tak dále. Psychologických mechanismů, které zde působí, je spousta: do dalších úkolů se dáváme s mnohem větší radostí, protože je vnímáme už jen jako snazší. Naše sebevědomí roste. Snadno se rozjedeme do vysokého tempa, efektivity a produktivity. A hlavně: to, co je důležité, je už hotovo… i kdybych už dnes nic neudělala, už jsem udělala dost…
Druhé pravidla bude úplně zbytečné, pokud si neosvojíme pravidlo 3. Tedy prioritizovat a rozumět svým aktivitám. Chci abyste se podívali na svůj poslední To-Do list. Na svoje aktivity poslední týden. Nechte mě položit vám otázku: Kolik z úkolů na vašem To-Do listu jsou o vás, pro vás? Kolik z těch věcí, jsou pro vás skutečně důležité. Pro vás. Ne vašeho šéfa, partnera, rodiče, pro nikoho z vašeho okolí. Kolik z těch úkolů je důležitých pro naplnění vaší vize a vašich snů? Pojďme se plynule přesunout k pravidlu 3., kde si vysvětlíme, kam tím mířím.
3. Prioritizujme - eliminujme!
Možná si říkáte, jaký je rozdíl mezi pravidlem 2 a 3. Velký. Pravidlo 2 poukazuje, že úkoly, do kterých se nám nechce, je lepší dát co nejdříve v průběhu našeho dne. Prioritizovat ale nemusí znamená jen dát věci na první místo, ale také některé úkoly zcela eliminovat či odsunout do pozadí.
Obvykle svůj To-Do list zaplníme úkoly, které po nás někdo chce: šéf, partner, finanční poradce, kamarád, ale taky naše staré já, které nám říká, že bychom něco „měli“ aniž bychom rozuměli důvodu proč.
Moje otázka je: ,, Jsou tyto aktivitu důležité pro posun směrem k naplnění vaší vize?“ ,,Jsou důležité ve vaší cestě k posunu za svým cílem?“ ,,Jsou důležité pro vaší existenci?“ ,,…pro vás?
Chceme-li získat čas potřebný na úkoly, které jsou pro nás důležité k naplnění našich cílů, možná nám nezbude nic jiného než omezit aktivity jiného charakteru. Co tím chci říct je, že ruku v ruce s prioritizováním jde i dovednost říkat „NE“. Lidem, příležitostem, pozváním na oslavy apod. Neříkám, že máte říkat „NE“ na všechno, ale začít přemýšlet o tom, proč například nejsme na místě, na kterém jsme už dávno chtěli být.
Moje zkušenost je taková, že jsem chtěla být nejlepší ve všem- nejlepší ve sportu, ve škole, později nejlepší v podnikání, nejlepší speaker, nejlepší partnerka, nejlepší kamarádka apod. Teprve později mi došlo, že chtít být nejlepší ve všem znamená být průměrná ve většině věcí. Došlo mi, že pokud je pro mě aktuálně prioritou rozjet své podnikání, nejde být zároveň nejlepší kamarádkou pro všechny, vrcholový sportovec apod.
Popřemýšlejme tedy, které aktivity musíme udělat hned, které můžeme odložit na později, které naopak nemusíme dělat vůbec. Které aktivity můžeme delegovat na někoho dalšího apod.
3. Lakeinova otázka
Jeden z nesmrtelných klasiků time managementu - Alan Lakein, radí : kdykoli, když nevíte, co dělat dále, ptejte se: Jaké je právě teď to nejlepší využití mého času?
Je to univerzálně platná otázka a může vám pomoci s pravidlem 2. a 3. Povšimněme si – neptá se na to nejefektivnější, nejdůležitější, ale na nejlepší. To může znamenat v různých situacích různé věci – někdy je to odpočinout si, vypnout. Jindy zjistíme, že bychom měli změnit typ aktivity (u žen tato aktivita může souviset i s fází cyklu, ve kterém se nachází, ale o tom zas někdy jindy). Jindy se ptáme na to, co je nejdůležitější v dané oblasti práce, v projektu, v kontextu. Otázka je tolikrát jiná, v kolika různých náladách, projektech a prostředích se nacházíme.
3. Od zlozvyku k dobrozvyku
Pojďme trochu více mluvit o tvoření zvyku, o kterém jsme se dozvěděli něco málo už u prvního pravidla. Další z klasiků time managementu - Mark Forster zdůrazňuje ve svých metodách přístup, podle kterého máme pracovat na důležitých úkolech málo a často.
V dnešní instantní době chceme věci rychle a snadno. Zvykly jsme si na život ale instantní polévka- vše je hotovo, jen zalijeme a jíme. Dostupnost služeb, vzdělání, informací je snadná. Stačí kliknout máme, co jsme hledali. Úspěch, ale není sprint. Je to maraton a klíčem k němu je pravidelnost- konzistence a vytrvalost.
Proč je v tomto případě málo a často lepší než hodně a jednou? Protože budujeme zvyk, který nám usnadní další aktivity. My lidé mnohdy přeceňujeme aktivity, které stihneme za jede den, ale podceňujeme ty, které zvládneme z dlouhodobého hlediska.
Přípravu na maraton taky nezvládnete den před závodem. Je za potřebí trénink rozložit dlouho dopředu a každý den se zlepšovat. Krok po kroku.
3. Časově vymezené úkoly
Stanovení limitů je pro efektivní práci mimořádně důležité. Pokud pracujete s limitem, pracujete rychleji a lépe. Parkinsonův zákon říká, že práce má tendenci přesně vyplnit prostor, který jí dáme. Dáme‑li si na úkol deset minut, splníme ho za deset minut. Dáme‑li si na něj dvojnásobek času, hádejte, kolik minut budeme potřebovat?
Efektivitu časových limitů běžně využíváme pro spoustu situací – jako je standardní délka vyučovací hodiny, předem stanovená délka prezentace, předem stanovená délka rozhovoru či obchodní schůzky… Můžeme ji využívat i pro svou osobní efektivitu.
Časovým vymezením úkolu je myšlen především “deadline“. Přiznám se, že osobně patřím mezi lidi, kteří jsou nejefektivnější pod tlakem. Ne, že by mě to nějak těšilo. Kolikrát je to přes vypětí všech sil, proudy slziček a otázek: ,,Stojí ti to až to?“ :D Obvykle naštěstí stojí. Nicméně protože jsme sama člověk, který má problém s určení časové dotace pro určitý úkol. Určitě tedy najdete větší mágy na time- management, nasdílím vám ale to, jak o dané věci aktuálně uvažuji, a na co si snažím dávat pozor.
Jsou to samozřejmě všechny předchozí body - tedy pravidlo 1 / 5. Dále se ale snažím, aby mé cíle a aktivity byly vždy v korespondenci s metodou SMART- a to především termínované. Sama jsem totiž poměrně roztěkaný člověk, a tak často skáču z úkolu na úkol. V tom mi pomáhá i Metoda Bullet Journal (viz „Moje vychytávky“ na konci článku). U důležitých úkolů si tedy vždy dávejme termín, do kdy ho chceme mít splněný.
4. Není nic horšího než toho mít málo na práci
Určitě jste už někdy slyšeli někoho říkat: ,, Čím více toho mám, tím více toho udělám.“, možná jste to někdy sami řekli.
Stává se vám někdy, že máte pouze jeden nebo dva, ne úplně příjemné úkoly. Času ale máte dostatek. Nic, co by hořelo. Zbytek můžeme tedy strávit pohodlným brouzdáním po internetu. Co uděláte? Pustíte se rychle do úkolů, ať máte klid? Ruku na srdce. Tohle většina z nás neudělá. No jistě, odložíme, uděláme to přece později. Pouze dva úkoly – to přece zvládneme za půl hodiny. A tak brouzdáme, blíží se večer a pro nás není nic obtížnějšího než konečně začít…
A naopak. Den, kdy máme úkolů hodně. To jsou dny, kdy obvykle nabereme rychlost. Kdy nemůžeme prokrastinovat, brouzdat po internetu nebo sledovat Netflix. Jednáme efektivně, jsme produktivní a práce nám jde od ruky.
Řešení? Snažme se toho mít pro danou chvíli dost- v tom nám pomůže týdenní plán, u kterého si rychle můžeme vyhodnotit jaká činnost nám zabere kolik času v následujících týdnu zřídit nápravu (dát si více času na úkol nebo úkol rozdělit do několika dílčích). Nicméně snažme se mezi úkoly nedávat dlouhé přestávky. Jedna úspěšná podnikatelka nedávna řekla větu, kterou jsem si musela napsat. Zněla nějak takhle: ,, Pokud máme dost času přemýšlet nad tím, jestli se nám chce, nebo ne, děláme toho málo.“
5. Pokud jsme unaveni, naučme se odpočívat, ne končit.
Pokud ke mně přichází klient nebo kdokoliv jiný a začne si stěžovat na velkou míru stresu, frustraci, úzkosti a pocit, že nic nezvládá, zaměřujeme se první na jeho základní potřeby.
Pokud chceme podávat dobrý výkon, je potřeba nejprve zajistit naše primární potřeby - kvalitní a dostatečný spánek, kvalitní strava, životní styl apod. Cela řada lidí má tendenci fungovat na náhodné výbuchy. Je potřeba si ale uvědomit, že jsme lidi, nikoliv trabant.
K tomu, abychom od svého těla dostávali maximum je potřeba dostatečně spát, zabezpečit správný spánkový rytmus, kvalitu a délku spánku, kvalitní pracovní prostředí, kde nás nic nerozptyluje a dobře se nám sedí, dostatek odpočinku a kvalitní stravy.
To všechno má velký vliv na naší efektivitu a produktivitu. Dřív než začneme hledat tu nejlepší aplikaci, ubezpečme se prosím, že tyhle věci máme pod kontrolou.
Lidé často ve svém plánu nepočítají s plánováním odpočinku, času pro sebe, času s partnerem či rodinou. V toto téma se zaměříme v rámci plánování v rolích. Nicméně aktuálně vám doporučím ti tyto aktivity zahrnout do svého plánu a předcházet tak zbytečnému vyhoření.
Moje vychytávky:
1.) Metoda Bullet Journal
2.) Google Kalendář
3.) Yerba Matte
4.) Zence Moods Lemon
5.) Meditace
Doporučená četba:
1.) Stephen R. Covey - 7 návyků skutečně efektivních lidí
2.) RydelrCarroll - Metoda Bullet Journal
3.) Timothy Ferriss - Čtyřhodinový pracovní týden